メッセージを伝えることが重要視されていない会社では、コミュニケーションロスが多く発生します。私の勤めるでは、部署単位でコミュニケーションに対するウェートが違います。コミュニケーションに重きを置かない部署について、ここ数週間で気付いたことをまとめてみようと思います。
メッセージを伝える手段として、今回はスライドを用いた場合に限って書きます。ただ、Amazonのようにパワーポイントを使用せずに、ワードに文章を起こして提案を行う企業もあります。facebookのCOOであるシェリル・サンドバーグも自身への報告には、パワーポイントを使う報告をやめさせていると彼女の著書に書いてあります。
世界のトップ企業に見習う部分も多いですが、スライドが便利なのも事実です。株主総会やプロジェクトのキックオフの場面では、スライドは重要であり、考えやコンセプトを伝えるのに非常に有用な手段です。
今回は、スライドを使った報告のときに、コミュニケーションを重視しない人が陥りがちなこと、そうならないためのポイントを大きく３つの要素にまとめました。
- メッセージのないスライドが多い
- サマリー(目次)がなく、話の展開が読めない
- グラフがまとめられ過ぎていて、数値が見えてこない。もしくはグラフや数値を使っていない。
ひとつひとつ説明と改善案を書いていきます。
1. メッセージのないスライドが多い
スライドは、基本的にワンスライド ワンメッセージです。
スライドの基本は、一番上のタイトルの部分に、2行以内でメッセージを書きましょう。「〜に関する〜は、先月に比べて〜%上昇。要因は〜の伸び。」といった感じで。
参照だけのデータであれば、スライドの最後に参照データとして貼っておけばいいです。ストーリーを大切にして、1つのスライドに1つのメッセージを入れるように意識しましょう。
2．サマリー(目次)がなく、話の展開が読めない
先に述べましたが、「いまからこんなストーリーで説明するよ」という目次はとても大切です。
もし、ストーリーが3つに分かれているなら、ストーリーが切り替わるたびに、サマリーを入れることが効果的です。コンサルの友人が教えてくれましたが、「どんなに賢い社長も、サマリーなしで話をすると理解度が落ちる」と言ってました。
サマリーの例
3． グラフがまとめられ過ぎていて、数値が見えてこない。もしくはグラフや数値を使っていない。
３つ目が会社で最も起こる問題かもしれません。人になにかを説明したり、説得したりするには、定量的な指標で説明することが効果的です。それは目標の数値でもかまいませんが、できるだけ具体的にすべきです。
そして、グラフは端折らず、縦横時軸、単位、データの参照元をしっかり書きましょう。
スライドの例
まとめますと、3つを意識すれば綺麗でわかりやすいスライドができます。
- 1つのスライドに1つのメッセージを。
- サマリーはつけましょう
- 指標を用いて説明を。
この3つの要素、簡単なようで慣れるまでは大変です。ストーリーを手書きで起こしてから、3つの要素を加えていくのがコツかもしれません。
相手の理解度があがれば、仕事も自然に早く回るようになります。自分の努力次第でコミュニケーションロスを減らして、がんがん仕事の生産性をあげていきましょう！
参考：
