facebook messenger やLINEでのコミュニケーションが発達してきましたが、ビジネスの世界でまだまだ王道なのは、メールです。
今日は、私が社会人になって学んだ「メールの書き方」をまとめます。
テーマは、「Less is more」。少ないほど豊かであるという、建築家ミース・ファン・デル・ローエの言葉です。
メールの鉄則は３つです。
1. メールは24時間以内に返す。
土日を除き、メールは基本的に24時間以内に返しましょう。長く、うざーいメールを受け取ったりもしますが、無視せず受け取ったことだけを返事しておきましょう。
例：「メール拝受しました。検討してお返事いたします。」
2. メールは5行以内で返す。
長いメールは読んでもらえません。現代人は、コミュニケーションのツールがますます煩雑になり、ひとつのツールに時間をかけていられません。
特に面識のある人とのやりとりは、5行以内で済ませましょう。
例：「〜月〜日、ーーーについて打ち合わせをしたいです」
「ミーティング開催のお知らせです。日時、場所は以下のとおりです」
3. 情報共有のための大勢へのメールはストーリーを重視して！
鉄則の2番目を破らなければいけないのが、大勢への一斉メールです。そのときは、ストーリーをきちんと考え、かつシンプルに書きましょう。
例：「〜についてメールします。
【背景】〜会議で、新しい運用を行うことになりました。
【お願い】つきましては、ブレインストーミングのため、下記の日時にご参集ください。
【日時】
【場所】
【議題、資料】メールに添付していますので、ご確認ください。
よろしくお願いします。」
以上、メールの書き方について、３つの鉄則をまとめてみました。
相手になかなか思いが伝わらないという経験をお持ちの方は、是非お試しください！
